Pro práci nad projekty a zakázkami používáme ve firmě český úkolovník/ticketovací systém/hlídač času/projektový software FREELO.
Jak Freelo funguje?
Na začátku vám nechávám poslat na váš email přihlašovací údaje do systému. Je to jednoduché, jen kliknete a vytvoříte si své heslo a případně provedete další nastavení profilu.
Krátký slovníček pro pochopení
- Projektem se označuje nejnadřazenější jednotka. Na obrázku vidíte, že jsme ho pojmenoval podle názvu klienta a webové stránky, kterou pro něj spravujeme. Je to jakási složka na To-Do listy, úkoly a podúkoly. Můžete ze vytvořit poznámku – tu použáváme třeba na uložení informací, které se hodí mít vždy po ruce – třeba odkazy na přihlašovací stránky, nápovědu atd. Lze zde také připnout soubory a informace, lze mu nastavit termín, budget, štítek pro snadnější hledání aj.
- To-Do list je soubor několika úkolů, které jsou potřeba řešit v rámci části projektu. Můžeš jich v projektu mít, kolik jen chceš. Klasicky jde o jednotlivé dílčí oblasti – třeba “Úprava úvodní stránky”, “Programování formuláře”, “PPC reklama”, “Placené články na Placla.eu”, “Oprava chyb zobrazování”, “Přesun webu” a podobně. Na obrázku se jmenuje DODO a NOVÉ MATERIÁLY DO CADENA MAGICA.
- Úkol je už konkrétní krok k řešení, může být přiřazen uživateli, úkolu se dá nastavit priorita, přidat popis, nahrát soubory, nastavit termín a dá se trackovat – měřit čas, který jsi nad úkolem strávil. Úkol umožňuje i snadnou a přehlednou diskusi. Úkoly jsou zkrátka vše, co je potřeba udělat v rámci To-Do listu. Části komentářů lze označit kurzorem myši a odpovídat jen na ně, reagovat na dílčí otázky. Vždy pokud chcete, aby si ho druhá osoba všimla a nejde jen o příspěvek do diskuse, ale jde o konkrétní zadání, nezapomeňte úkol přiřadit danému řešiteli. To je důležité. Požadavku bez přiřazení si řešitel nemusí všimnout.
- Podúkol je podrobněji rozepsaná struktura úkolu do jednotlivých bodů – podúkolů. Zkrátka to, co je potřeba v rámci úkolu splnit. Takový checklist, aby se na nic nezapomnělo. Podúkoly můžete taky přiřazovat řešitelům.
3 + 1 tipů na práci s Freelo:
- To-Do listy, úkoly a podúkoly lze uzavírat, je to fajn, jednak je vidět, že práce postupuje a také je jasné, čemu je třeba se ještě věnovat a čemu ne.
- Jakmile vám přijde notifikační email z Freela, můžete na něj klidně hned odpovědět ve vašem oblíbeném mailovém programu, odešlete mail a ten se přiřadí k úkolu v rozhraní Freelo.
- Nezapomeňte nastavit vždy řešitele úkolu nebo termíny pro lepší plánování, ne na každý úkol je třeba skočit hned, nebo naopak některý fakt hodně spěchá.
- Nemixujte víc úkolů a požadavků do jednoho úkolu. Lépe raději pro každý požadavek založte nový:-)
Freelo má také mobilní aplikaci, a pracuje se v ní moc dobře, odkaz na ni najdete dole v patičce webu https://www.freelo.cz/cs
Tip: Líbí se vám Freelo? Naučíme vás v něm plavat
A nebojte, v průběhu práce si u nás ve firmě zapínáme trackování času, takže pokud jsme dohodnuti na hodinovou sazbu, máte v průběhu času přesný přehled, kolik času jsme nad řešením jednotlivých To-do listů strávili.
Nápověda k systému, kterou ale po projití předchozích kroků možná nebude ani třeba, je na této adrese:
- Práce s To-DO listy: https://help.freelo.cz/help-category/prace-s-to-do-listy/
- Práce s úkoly: https://help.freelo.cz/help-category/prace-s-ukoly/