Pro práci nad projekty a zakázkami používáme ve firmě český úkolovník/ticketovací systém/hlídač času/projektový software FREELO.

Jak Freelo funguje?

Na začátku vám nechávám poslat na váš email přihlašovací údaje do systému. Je to jednoduché, jen kliknete a vytvoříte si své heslo a případně provedete další nastavení profilu.

Krátký slovníček pro pochopení

  • Projektem se označuje nejnadřazenější jednotka. Na obrázku vidíte, že jsme ho pojmenoval podle názvu klienta a webové stránky, kterou pro něj spravujeme. Je to jakási složka na To-Do listy, úkoly a podúkoly. Můžete ze vytvořit poznámku – tu použáváme třeba na uložení informací, které se hodí mít vždy po ruce – třeba odkazy na přihlašovací stránky, nápovědu atd. Lze zde také připnout soubory a informace, lze mu nastavit termín, budget, štítek pro snadnější hledání aj.
  • To-Do list je soubor několika úkolů, které jsou potřeba řešit v rámci části projektu. Můžeš jich v projektu mít, kolik jen chceš. Klasicky jde o jednotlivé dílčí oblasti – třeba “Úprava úvodní stránky”, “Programování formuláře”, “PPC reklama”, “Placené články na Placla.eu”, “Oprava chyb zobrazování”, “Přesun webu” a podobně. Na obrázku se jmenuje DODO a NOVÉ MATERIÁLY DO CADENA MAGICA.
  • Úkol je už konkrétní krok k řešení, může být přiřazen uživateli, úkolu se dá nastavit priorita, přidat popis, nahrát soubory, nastavit termín a dá se trackovat – měřit čas, který jsi nad úkolem strávil. Úkol umožňuje i snadnou a přehlednou diskusi. Úkoly jsou zkrátka vše, co je potřeba udělat v rámci To-Do listu. Části komentářů lze označit kurzorem myši a odpovídat jen na ně, reagovat na dílčí otázky. Vždy pokud chcete, aby si ho druhá osoba všimla a nejde jen o příspěvek do diskuse, ale jde o konkrétní zadání, nezapomeňte úkol přiřadit danému řešiteli. To je důležité. Požadavku bez přiřazení si řešitel nemusí všimnout.
  • Podúkol je podrobněji rozepsaná struktura úkolu do jednotlivých bodů – podúkolů. Zkrátka to, co je potřeba v rámci úkolu splnit. Takový checklist, aby se na nic nezapomnělo. Podúkoly můžete taky přiřazovat řešitelům.

3 + 1 tipů na práci s Freelo: 

  1. To-Do listy, úkoly a podúkoly lze uzavírat, je to fajn, jednak je vidět, že práce postupuje a také je jasné, čemu je třeba se ještě věnovat a čemu ne. 
  2. Jakmile vám přijde notifikační email z Freela, můžete na něj klidně hned odpovědět ve vašem oblíbeném mailovém programu, odešlete mail a ten se přiřadí k úkolu v rozhraní Freelo. 
  3. Nezapomeňte nastavit vždy řešitele úkolu nebo termíny pro lepší plánování, ne na každý úkol je třeba skočit hned, nebo naopak některý fakt hodně spěchá. 
  4. Nemixujte víc úkolů a požadavků do jednoho úkolu. Lépe raději pro každý požadavek založte nový:-)

Freelo má také mobilní aplikaci, a pracuje se v ní moc dobře, odkaz na ni najdete dole v patičce webu https://www.freelo.cz/cs

Tip: Líbí se vám Freelo? Naučíme vás v něm plavat

A nebojte, v průběhu práce si u nás ve firmě zapínáme trackování času, takže pokud jsme dohodnuti na hodinovou sazbu, máte v průběhu času přesný přehled, kolik času jsme nad řešením jednotlivých To-do listů strávili.   

Nápověda k systému, kterou ale po projití předchozích kroků možná nebude ani třeba, je na této adrese: